Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống Phần mềm quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lai Châu

Ảnh minh họa.

Quy chế gồm 03 chương, 23 điều, quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống Phần mềm quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lai Châu. Quy chế này không áp dụng đối với văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Theo đó, tất cả các loại văn bản phải gửi, nhận dưới dạng điện tử là tất cả các văn bản do các cơ quan, đơn vị phát hành (trừ văn bản mật) phải được gửi và nhận bằng văn bản điện tử có sử dụng chữ ký số chuyên dùng thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

Ngoài ra, Quy chế cũng quy định các nội dung, như: Tiếp nhận văn bản điện tử; Xử lý văn bản điện tử; Quy trình ký số, phát hành văn bản điện tử, thu hồi văn bản điện tử; Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số, vị trí ký số, mẫu chữ ký số trên văn bản điện tử; Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử; Mã hóa văn bản điện tử; Quản lý, lưu trữ văn bản điện tử;…

Bên cạnh đó, việc tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước được thực hiện tự động trên các hệ thống của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Văn phòng các Sở; bộ phận hành chính của các ban, ngành; Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện; Văn phòng huyện/thành phố.

Ủy ban nhân dân tỉnh giao Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan đầu mối quản lý, kiểm tra, giám sát các cơ quan, đơn vị về việc sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành nhằm đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị sử dụng mã định danh khi tham gia gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh cập nhật kịp thời mã định danh cho các cơ quan, đơn vị (nếu có) và gửi về Bộ Thông tin và Truyền thông để thống nhất quản lý và công khai sử dụng trên phạm vi toàn quốc. Triển khai công tác tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của các cán bộ, công chức, viên chức trong việc gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành…

Đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (QLVB&ĐH) có trách nhiệm tổ chức đào tạo, hướng dẫn các quy định và các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan đến triển khai sử dụng phần mềm QLVB&ĐH, đồng thời hỗ trợ các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng phần mềm đúng quy trình, mục đích và có hiệu quả. Đảm bảo vận hành phần mềm QLVB&ĐH thông suốt trên mạng diện rộng của tỉnh và mạng Internet. Kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục sự cố, duy trì phần mềm vận hành thông suốt, liên tục 24/24 giờ tất cả các ngày trong tuần; đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin theo quy định; thực hiện chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu; đảm bảo việc tích hợp, liên thông, đồng bộ theo yêu cầu. Thông báo bằng văn bản cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân sử dụng phần mềm trước khi tiến hành bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp, cập nhật phiên bản phần mềm QLVB&ĐH. Đảm bảo tính toàn vẹn cơ sở dữ liệu trước và sau bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp, cập nhật phiên bản mới. Chỉnh sửa các chức năng, khắc phục lỗi, sự cố (nếu có) theo đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị có liên quan…

Quy chế Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước tỉnh Lai Châu sẽ tạo cơ sở pháp lý cho việc áp dụng chữ ký số trong các hoạt động hành chính nói chung và trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Lai Châu nói riêng, qua đó góp phần triển khai hiệu quả chủ trương của Chính phủ và Uỷ ban nhân dân tỉnh về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Xem chi tiết văn bản tại đây.

Trần Cường