Công tác lưu trữ: Giữ mạch thông tin từ những việc làm thầm lặng

Công việc lưu trữ được ví như một nghề rất đặc thù, đó là khâu cuối trong chuỗi tham mưu, chỉ đạo, điều hành nhưng lại đòi hỏi tinh thần làm việc chặt chẽ, khoa học. Bởi, đó không chỉ là việc cất giữ giấy tờ, mà là cả một quá trình xử lý nghiệp vụ chuyên nghiệp, bài bản từ thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, lập công cụ tra cứu đến bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Mỗi quy trình đều gắn với trách nhiệm cao, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể làm gián đoạn dòng thông tin phục vụ công tác quản lý Nhà nước đang vận hành ở các cơ quan.

Tại Văn phòng UBND tỉnh Lai Châu, công việc của lưu trữ viên bắt đầu từ những việc rất quen thuộc: Tiếp nhận hồ sơ từ các phòng, ban chuyên môn; kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của văn bản; đối chiếu danh mục hồ sơ; phân loại theo thời gian, theo lĩnh vực; loại bỏ tài liệu trùng lặp; lập hồ sơ hoàn chỉnh. Những thao tác tưởng chừng giản đơn ấy lại đòi hỏi sự tập trung cao độ và am hiểu nghiệp vụ, bởi mỗi bộ hồ sơ là kết quả của cả một quá trình chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh.

Bộ phận lưu trữ của cơ quan Văn phòng UBND tỉnh Lai Châu có 2 người làm việc nhưng khối lượng công việc thì lại không hề nhỏ. Mỗi ngày, có hàng trăm văn bản đến và đi. Đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn trọng, chính xác với từng nhãn hồ sơ, bởi mỗi tài liệu đều mang giá trị pháp lý, lịch sử và thực tiễn riêng.

Gắn bó gần 10 năm với công tác lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Lai Châu, chị Bùi Thị Trang, công chức Phòng Hành chính - Quản trị là một trong những người trực tiếp đảm nhiệm công việc thầm lặng ấy. Với chị, một ngày làm việc trọn vẹn là khi những bộ hồ sơ được chỉnh lý gọn gàng, khoa học. Vì thế, khi các lãnh đạo, cán bộ, công chức cần tra cứu thông tin có thể tiếp cận nhanh chóng, dễ dàng chính xác. Những sáng kiến trong tổ chức chỉnh lý tài liệu, sắp xếp hồ sơ khoa học của chị đã góp phần giảm đáng kể thời gian tìm kiếm, khai thác tài liệu, nâng cao hiệu quả phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh. Chia sẻ về công việc của mình, chị Bùi Thị Trang cho biết, công việc của chúng tôi rất đặc thù, nhưng niềm hạnh phúc lớn của chúng tôi là toàn bộ tài liệu được bảo quản an toàn, thông tin được giữ gìn nguyên vẹn.

Trong thời gian công tác, chị Bùi Thị Trang đã có những sáng kiến, giải pháp để phục vụ tốt hơn cho công tác lưu trữ. Với những cố gắng đó, giai đoạn 2017 - 2024 chị đã vinh dự được nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ. Đây không chỉ là sự ghi nhận đối với cá nhân, mà còn thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác lưu trữ - một lĩnh vực ít được nhắc tới nhưng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

Theo Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ không chỉ là bằng chứng pháp lý cho hoạt động của cơ quan, mà còn là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ nghiên cứu, tổng kết thực tiễn và truyền thông, mang giá trị lâu dài, thậm chí vĩnh viễn của nhiều loại tài liệu, đồng thời mở rộng phạm vi đối với tài liệu số. Điều này đặt ra yêu cầu ngày càng cao đối với công tác lưu trữ tại các cơ quan hành chính Nhà nước.

Công tác lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Lai Châu những năm qua đã và đang góp phần thiết thực vào xây dựng nền hành chính tỉnh nhà trong sạch, hiệu quả. Trong khoảng 10 năm (2015 - 2025), Văn phòng UBND tỉnh Lai Châu đã tổ chức chỉnh lý gần 40.000 bộ hồ sơ, phục vụ hàng nghìn lượt khai thác, tra cứu. Riêng năm 2025, cơ quan Văn phòng đã thu thập, chỉnh lý tài liệu, nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định gồm 9 cặp bằng 207 hồ sơ vĩnh viễn, 17 cặp bằng 410 hồ sơ có thời hạn năm 2020; chỉnh lý hoàn thiện 73 cặp bằng 997 hồ sơ vĩnh viễn năm 2012 để nộp vào lưu trữ lịch sử; rà soát khối tài liệu từ năm 2004 - 2020 để làm công tác số hóa tài liệu; chọn lọc 70 cặp bằng 1.155 hồ sơ hết thời hạn bảo quản để làm thủ tục tiêu hủy tài liệu... Có thể nói, lượng tài liệu được thu thập, chỉnh lý và nộp lưu đã thể hiện sự kiên trì và trách nhiệm của đội ngũ công chức làm công tác lưu trữ.

Hằng năm, danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản, kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ được ban hành đầy đủ; công tác hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ tại các phòng, ban được tăng cường, kịp thời chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế. Qua đó, chất lượng hồ sơ nộp lưu từng bước được nâng lên, góp phần xây dựng nền nếp trong quản lý tài liệu hành chính.

Hiện nay, Văn phòng UBND tỉnh Lai Châu đã chủ động triển khai các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Từ năm 2021, việc phối hợp với VNPT Lai Châu triển khai phần mềm lưu trữ điện tử đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng, giảm áp lực cho lưu trữ giấy và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu. Đây cũng là xu hướng tất yếu trong bối cảnh cải cách hành chính và xây dựng chính quyền điện tử.

Kỷ niệm 80 năm Ngày Lưu trữ Việt Nam là dịp để nhìn lại và trân trọng hơn những đóng góp thầm lặng của những người làm công tác lưu trữ. Bằng sự tận tụy, kiên trì và tinh thần trách nhiệm cao, họ đã và đang góp phần quan trọng vào việc xây dựng nền hành chính tỉnh Lai Châu ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ hiệu quả hơn cho người dân và doanh nghiệp.